1. INTRODUCTION

Nelson Solutions Sprl avec siège social en 8540 Deerlijk, Houtekietstraat 10, inscrit dans la Banque Carrefour des Entreprises avec numéro d’entreprise BE0887.586.919 accorde une importance forte à la collection et le traitement des données personnelles de manière sécure, transparente et confidentielle. Particulièrement nous voulons protéger les données de notamment nos clients, sous-traitants et fournisseurs contre perte, fuites d’informations, fautes, accès injustifié ou traitements illégales.

Nous voulons vous informer de la collection et traitement de vos données personnelles par ce Data Protection Notice.

Nous vous demandons de lire ce Data Protection Notice attentivement, parce que ceci contient d’information essentielle de la façon dont vos données personnelles sont traitées et pourquoi.

En communiquant vos données personnelles, vous déclarez expressément que vous avez pris connaissance de ce Data Protection Notice et que vous en êtes complètement d’accord, ainsi qu’avec le traitement des données.

2. DOMAINE D’APPLICATION

Ce Data Protection Notice concerne tous les services que nous fournissons et, en général, toutes les activités que nous menons.

3. RESPONSABLE DU TRAITEMENT ET SES ENGAGEMENTS

Nelson Solutions Sprl avec siège social en 8540 Deerlijk, Houtekietstraat 10 et avec numéro d’entreprise BE0887.586.919 est le responsable du traitement de vos données personnelles.

En collectionnant et traitant vos données personnelles nous respectons la législature Belge sur la protection des données personnelles, ainsi que le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) à partir de l’entrée en vigueur le 25 mai 2018.

4. DONNÉES PERSONNELLES

En fonction de vos activités et votre relation avec notre entreprise, vous nous communiquez les données personnelles suivantes: vos données d’identité et de contact (nom, titre, adresse, adresse email, numéro de téléphone ou portable). Pour certaines obligations légales spécifiques (enregistrement de présence, la déclaration de travail 30 bis), c’est possible que vous nous donnez des données supplémentaires pour enregistrer vos présences (comme les données de E-ID, le numéro Limosa).

Nous rappelons gentiment que vous êtes responsable pour toutes les données fournies en que nous comptons sur leur exactitude. Si vos données ne seraient plus à jour, nous vous demandons de nous informer par retour.

Vous n’êtes pas obligé de nous communiquer vos données, mais vous comprenez que c’est impossible de fournir certains services quand vous n’acceptez pas la collection et traitement des données.

5. FINALITES DU TRAITEMENT ET BASE JURIDIQUE

5.1 Données des clients

Dans le cadre de nos services et activités nous collectionnons et traitons les données d’identité et de contact de nos clients et maîtres d’ouvrages, leur personnel et collaborateurs, leurs préposés et autres contacts utiles. Les finalités pour ces traitements sont l’exécution des contrats, la gestion des clients, la comptabilité et les activités de prospection, comme envoyer d’information promotionnelle ou commerciale. Les bases juridiques sont l’exécution du contrat, le respect des obligations légales et règlementaires (comme par exemple la déclaration de travail 30 bis) et/ou notre intérêt légitime.

5.2 Données des fournisseurs et sous-traitants

Nous collectionnons et traitons les données d’identité et de contact de nos fournisseurs et sous-traitants, ainsi que éventuellement leurs propres sous-traitants, leur personnel, leurs collaborateurs, préposés et autres contacts utiles. Les finalités de ces traitements sont l’exécution de notre contrat, la gestion des fournisseurs ou sous-traitants, la comptabilité et les activités de prospection, comme envoyer d’information promotionnelle ou commerciale. Les bases juridiques sont l’exécution du contrat, le respect des obligations légales et règlementaires (comme par exemple l’enregistrement de présence obligé, la déclaration de travail 30 bis, les listes de présence ou autres obligations pour les contrats publics). Pour l’enregistrement de présence, le cas échéant, les données E-ID ou le numéro Limosa sont aussi traités. Pour les activités de prospection directes par e-mail (comme des lettres d’information ou des invitations pour des événements) nous demanderions toujours la permission, qui peut être refusée à chaque moment.

5.3 Données du personnel

Nous traitons les données personnelles de nos employés dans le cadre de notre gestion de personnel et la compta. Vu le caractère particulier, cette traitement est réglée de façon plus étendue avec une politique de protection des données pour employés.

5.4 Autres données

Excepté des données des clients, fournisseurs, sous-traitants et personnel, nous traitons aussi les données personnelles des autres, comme des nouveaux clients potentiels, des contacts utiles dans notre secteur, des contacts du réseau, des contacts des experts, etc. Les finalités de ces traitements sont importantes pour nos activités, la prospection et les relations publiques. La base juridique est notre intérêt légitime ou, dans certains cas, l’exécution d’un contrat.

6. DURÉE DE LA TRAITEMENT

Les données personnelles sont conservées et traitées par nous pour la durée nécessaire en fonction des finalités du traitement et en fonction de la relation (contractuelle ou non) que nous avons avec vous.
Les données des clients et fournisseurs ou sous-traitants seront en tous cas supprimées de nos systèmes 10 ans après la réalisation du contrat ou projet, sous réserve en ce qui concerne ces données personnelles que nous devons conserver plus longtemps à la base de législation spécifique ou en cas des litiges en cours pour lesquelles les données personnelles sont encore nécessaires.

7. DROITS

En accordance avec et dans les conditions de la législation sur la protection des données privées et les dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données nous vous informons que vous avez les droits suivants:

  • Droit d’accès et consultation: vous avez le droit de prendre connaissance des données que nous avons de vous et d’examiner pour quelles raisons elles sont utilisées.
  • Droit de rectification: Vous avez le droit d’obtenir la rectification (correction) des données personnelles incorrectes, ainsi que la complétion des données incomplètes.
  • Droit d’effacement ou restriction: vous avez le droit de nous demander d’effacer les données personnelles ou de limiter leur traitement dans les circonstances et dans les conditions telle que déterminées par le Règlement Général sur la Protection des Données. Nous pouvons refuser l’effacement ou la limitation de quelques données personnelles qui sont nécessaire pour l’exécution d’une obligation légale, l’exécution d’un contrat ou pour notre intérêt légitime, et ceci aussi longtemps que ces données sont nécessaires pour les finalités pour lesquelles elles sont collectionnées.
  • Droit de transférabilité des données: vous avez le droit d’obtenir les données personnelles que vous nous avez fournies sous une forme structurée, communément utilisée et lisible par machine. Vous avez le droit de transférer les données à un autre responsable pour le traitement.
  • Droit d’opposition: vous avez le droit d’opposer le traitement de vos données personnelles en raisons de motives sérieux et légitimes. Veuillez tenir compte que vous ne pouvez pas vous opposer contre le traitement des données personnelles qui sont nécessaires pour nous pour l’exécution des obligations légales, l’exécution du contrat ou notre intérêt légitime, et ceci aussi longtemps que ces données sont nécessaires pour les finalités pour lesquelles elles sont collectionnées.
  • Droit de retirer la permission: si le traitement des données personnelles est basé sur l’autorisation préalable, vous avez le droit de retirer cette permission. Ces données personnelles seront alors seulement traitées si nous avons une autre base juridique.
  • Décisions automatisées et profilage: nous confirmons que le traitement des données personnelles ne comprend pas de profilage et que vous n’êtes pas l’objet des décisions complétement automatisées.

Vous pouvez exercer les droits ci-dessus en s’adressant à Nelson Solutions Sprl. Le contact pour ceci est: Lecleir Steven avec coordonnées: steven@nelsonsolutions.be .

Nous faisons de notre mieux de gérer vos données personnelles avec soin et légitimement, en accordance avec les règles applicables. Si vous êtes néanmoins d’opinion que vos droits seraient violés et que vous ne rencontrez pas d’accueil positif dans notre organisation pour vos préoccupations, vous êtes libre de porter plainte chez:

La Commission de la protection de la vie privée

Rue de la Presse, 35, 1000 Bruxelles

Tel. 02 274 48 00

Fax. 02 274 48 35

E-mail:  commission@privacycommission.be

Vous pouvez également vous adresser aux tribunaux si vous êtes d’opinion que vous subissez un préjudice résultant du traitement de vos données personnelles.

8. TRANSFERT DE DONNÉES À DES TIERS

Certaines données personnelles qui sont collectionnées par nous, seront transférées à et possiblement traitées par prestataires tiers, comme notre fournisseur de services informatiques, notre comptable, notre reviseur, ainsi que le gouvernement (par exemple pour la déclaration de travail 30 bis, l’enregistrement de présence électronique ou des soumissions pour le marché gouvernemental).

C’est possible qu’un ou plus des tierces parties susmentionnées sont localisées en dehors de l’Espace Economique Européen (“EEE”). Les données personnelles seront néanmoins seulement transférées vers des pays tiers avec un niveau de protection adéquat.

Les employés, managers et/ou représentants des prestataires de services ou institutions susmentionnés et les prestataires de services spécialisés désignés par eux, doivent respecter le caractère confidentiel de vos données personnelles et peuvent utiliser ces données seulement pour les finalités dans le cadre duquel elles sont fournies.

Si nécessaire vos données personnelles peuvent être transférées à autres tierces parties. Ceci pourrait être le cas si nous serions complètement ou partiellement réorganisés, si nos activités seraient transférées ou si nous serions déclarés faillites. C’est aussi possible que les données personnelles doivent être transférées conformément à une ordonnance du tribunal ou pour se conformer à une certaine obligation légale. En ce cas nous ferons ce qui est raisonnablement possible pour vous informer préalablement de cette communication vers des autres tierces parties. Vous reconnaîtrez et comprendrez néanmoins que ceci n’est pas toujours réalisable techniquement ou commercialement dans certaines circonstances ou que des limitations légales peuvent être applicables.

En aucun cas nous ne vendrons vos données personnelles ou ne les mettrons à disposition pour des raisons commerciales aux associations de marketing direct ou des prestataires de services similaires, sauf avec autorisation préalable.

9. MESURES TECHNIQUES ET ORGANISATIONNELLES

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles pour traiter vos données personnelles d’après un niveau de sécurité approprié et pour les protéger contre destruction, perte, falsification, modification, accès non autorisé ou notification par erreur aux tiers, ainsi que chaque autre traitement non autorisé de ces données.

En aucun cas Nelson Solutions Sprl ne peut être tenu responsable pour toute forme de préjudice résultant d’utilisation erronée et illicite des données personnelles par un tiers.

10. ACCÉS DES TIERS

En vue du traitement de vos données personnelles, nous donnons accès à vos données personnelles à nos employés, collaborateurs et préposés. Nous garantissons un niveau de protection similaire en rendant opposable les obligations contractuelles aux employés, collaborateurs et préposés, qui sont similaires à ce Data Protection Notice.

11. AUTRES QUESTIONS?

Si vous avez encore des questions ou des remarques concernant la collection et traitement de vos données personnelles après la lecture de ce Data Protection Notice, vous pouvez contactez Lecleir Steven par courrier à Houtekietstraat 10 à 8540 Deerlijk ou par e-mail à steven@nelsonsolutions.be.